GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Definisi Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (manajement information system atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
Secara teori, komputer tidak harus digunakan didalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer. Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer (computer-based information processing). SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut :

1.Sistem informasi akuntansi (accounting information system),menyediakan informasi dari transaksi keuangan.
2.Sistem informasi pemasaran (marketing information system), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
3.Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system).
4.Sistem informasi personalia (personnel information systems)
5.Sistem informasi distribusi (distribution information systems)
6.Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)
7.Sistem informasi kekayaan (treasury information systems)
8.Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems)
9.Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems)
10.Sistem informasi teknik (engineering information systems)

Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management), managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level management).
Top level management dengan executive management dapat terdiri dari direktur utama president), direktur (vise-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi. Sedang middle level management dapat terdiri dari manajer-manajer devisi dan manajer-manajer cabang. Lower level management disebut degan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas. Top level management disebut juga dengan strategic level, middle level management dengan tactical level dan lower management dengan tehcnical level.

Ilmu Pengetahuan Manajemen

Ilmu manajemen atau penelitian operasional adalah penerapan metode ilmiah dan teknik-teknik analisis kuantitatif terhadap masalah manajemen. Beberapa di antara konsep-konsep pokoknya adalah:

1.Penekanan ancangan sistematis dalam pemecahan persoalan dan penerapan metode
2.ilmiah pada penelitian.
3.Memakai model matematis dan prosedur matematis serta statistis dalam analisis.
4.Bertujuan mencari keputusan optimal atau kebijakan optimal.

Ilmu pengetahuan manajemen dalam penyelesaiannya cenderung memakai kriteria ekonomis atau teknik daripada kriteria perilaku, dengan penekanan metode teknis dalam memecahkan persoalan. Keberhasilan ilmu pengetahuan manajemen di dalam organisasi yang paling menyolok adalahpada persoalan operasional dan keputusan taktis. Misalnya manajemen sediaan barang (inventory management) telah mendapat perhatian besar, demikian pula penjadualan produksi, penentuan letak pabrik, penjaluran angkutan transportation routing), dan analisis penanaman modal. Beberapa teknik umum sehubungan dengan ilmu pengetahuan manajemen adalah:

§   Pemrograman linier (linear programming)·

§   Pemrograman integer (integer programming)·

§   Pemrograman dinamis (dynamic programming)·

§   Teori pengantrian (queueing theory)·

§   Teori permainan (game theory)·

§   Teori keputusan (decision theory)·

§   Simulasi (simulation)·

Ilmu pengetahuan manajemen adalah sebuah perkembangan penting dalam system informasi manajemen berdasarkan komputer, karena ilmu pengetahuan manajemen telah mengembangkan prosedur-prosedur untuk analisis dan pemecahan berdasarkan komputer dalam banyak jenis persoalan keputusan. Ancangan sistematis dalam pemecahan persoalan, pemakaian model, teknik-teknik ilmu pengetahuan manajemen, dan algoritma pemecahan berdasarkan komputer umumnya digabungkan dalam rancangan SIM.

Teori Manajemen

Dalam memahami evolusi konsep SIM, perkembangan terakhir dalam teori manajemen cukup pesat. Bila dalam ilmu pengetahuan manajemen perkembangannya menekankan optimisasi sebagai tujuan, maka teori manajemen sekarang menekankan pemuasan dan mempertimbangkan keterbatasan manusia dalam mencari pemecahan. Sejumlah periset manajemen telah memusatkan perhatian pada segi-segi keperilakuan dan motivasi pada struktur keorganisasian serta sistem dalam organisasi. Perkembangan dalam teori manajemen ini penting untuk merancang SIM, karena membantu dalam memahami peranan system manusia/mesin serta bermanfaat untuk mengembangkan model-model keputusan.

Konsep Pokok

Sebuah sistem informasi manajemen bukanlah sekedar suatu perkembangan teknologis. SIM berhubungan dengan organisasi dan dengan manusia pengolahnya. Oleh sebab itu pemahaman utuh terhadap sistem informasi keorganisasian berdasarkan komputer harus juga termasuk memahami konsep-konsep yang berhubungan dengan informasi, pemakaian informasi, dan nilai informasi. Tanggapan berikut ini memperkenalkan konsep-konsep utama secara singkat.

Pokok-pokok SIM

Sebuah sistem informasi manajemen mengandung elemen-elemen fisik sebagai berikut:
1. Perangkat keras komputer
2. Perangkat lunak
Perangkat lunak sistem umum
Perangkat lunak terapan umum
Program aplikasi
3. Database (data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer)
4. Prosedur
5. Petugas Pengoperasian

Dalam hal penerapan, sebuah subsistem terapan yang lengkap terdiri dari: Program untuk melaksanakan pengolahan computer Prosedur untuk membuat terapan menjadi operasional (formulir, petunjukuntuk operator, petunjuk untuk pemakai, dan seterusnya). Subsistem terapan dapat diuraikan dalam bentuk fungsi keorganisasian yang mendukung (pemasaran, produksi, dan sebagainya) atau dalam bentuk jenis kegiatan yang tengah dilaksanakan.

Subsistem fungsi keorganisasian

Fungsi-fungsi keorganisasian agak terpisah dalam hal kegiatan dan ditentukan secara manajerial sebagai tanggung jawab sendiri-sendiri. Karena itu sebuah SIM dapat dipandang sebagai sebuah gabungan sistem-sistem informasi, sebuah sistem untuk setiap fungsi utama keorganisasian. Subsistem-subsistem akan berbeda pada organisasi satu dengan lainnya. Tetapi gagasan dasarnya tetap sama untuk mengenali fungsi-fungsi pokok atas mana subsistem dapat dirancang. Subsistem ini dapat pula dibagi menjadi beberapa subsistem yang lebih kecil.

MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

1. Lingkungan Perusahaan
Perusahaan dalam lingkungannya :
-Pemerintah
-Pelanggan
-Pesaing
-Pemasok
-Serikat Buruh,dll

2. Keunggulan Kompetitif

Banyak cara untuk mencapai keunggulan kompetitif diantaranya: menyediakan barang dan jasa dengan harga murah; menyediakan barang dan jasa lebih baik daripada pesaing; dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu. Pada bidang komputer, “keunggulan kompetitif” mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan “leverage” di pasaran. Artinya, perusahaan tidak selamanya mengandalkan pada sumberdaya fisik, tetapi pada sumber daya konseptual yang
unggul – data dan informasi yang dapat digunakan sama baiknya.
Beberapa perusahaan telah mendapatkan publikasi yangluas karena menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif. Diantaranya : American Airlines dengan system pemesanan penerbangan “Sabre”; American Hospital Supply dengan jaringan EDI (Electronic Data Interchange); dan Mc Kesson Drug dengan sistem distribusinya yang disebut Economost.
Ada 3 pokok penting mengenai 3 contoh keunggulan kompetitif di atas :
a) Tidak satupun perusahaan di atas yang puas hanya mengandalkan sumberdaya fisik untuk menjadi pesaing yang tangguh.
b) Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan secara terus menerus.
c) Ketiga perusahaan tersebut memusatkan sumberdaya informasi mereka pada para pelanggannya.

3. Sumberdaya Informasi

Sumberdaya informasi terdiri dari: perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer, para spesialis informasi, pemakai, fasilitas, database, dan informasi. Perusahaan harus mengelola sumberdaya tersebut untuk mencapai hasil yang diinginkan. Untuk itu perlu manajer khusus yang mengelola jasa informasi. Selama ini ada beberapa istilah yang lazim dikenal. Misalnya CEO (Chief Executive Officer) adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi. Beberapa istilah lain adalah CFO (Chief Financial Officer) dan COO (Chief Operating Officer). Untuk manajer jasa informasi dikenal istilah CIO (Chief Information Officer) yaitu manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya bukan saja untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumberdaya informasi, tetapi juga area operasi perusahaan lainnya. Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai chief information officer dengan mengikuti saran-saran berikut:

a) Sediakan waktu untuk pelatihan bisnis, selain teknologinya.
b) Buat kemitraan dengan unit-unit bisnis dan line management; jangan menunggu hingga diundang.
c) Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis.
d) Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis.
e) Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.
f) Jangan bersifat defensif.

4. Perencanaan Strategis

Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan strategis karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberikan perusahaan yang paling menguntungkan dalam lingkungannya, serta menentukan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
Setelah rencana strategis ditetapkan, tiap area fungsional bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis mereka sendiri. Rencana-rencana fungsional merinci bagaimana area-area tersebut akan mendukung perusahaan saat perusahaan bekerja menuju tujuan strategisnya.

5. Perencanaan Strategis Sumberdaya Informasi Transformasi kumpulan strategi
Saat jasa informasi mulai mengembangkan rencana-rencana strategis, pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan rencana tersebut pada tujuan strategis perusahaan, disebut “kumpulan strategis organisasi”. Langkah kedua yang tersendiri, suatu rencana jasa informasi dibuat untuk mendukung tujuan perusahaan, disebut “kumpulan strategis SIM” yang terdiri dari sejumlah tujuan, kendala, dan strategi. Pendekatan ini dinamakan “transformasi kumpulan strategi”.

Sumber :

§  O’ Brien J. A dan George M. M. 2009. Management Information Systems. Ninth Edition. MgGraw-Hill Inc, New-York.